De burger persoonlijk bereiken

Gemeente Den Haag

Leestijd 5 min.

Hoe kunnen we onze burgers beter bereiken, betrekken en informeren? Door de wekelijkse nieuwsbrief voor Gemeente Den Haag veel meer af te stemmen op het stadsdeel waar de ontvanger woont, is de e-mailing veel relevanter geworden. Zowel de content als het design en de inhoudelijke elementen worden afgestemd op het eigen stadsdeel en eventuele andere stadsdelen waar de ontvanger interesse in heeft aangegeven. Hiermee wordt een persoonlijk gevoel gerealiseerd en komt de e-mailnieuwsbrief veel beter over bij de ontvanger.

Onze bijdrage

Vanuit onze expertise vinden wij het belangrijk om samen met Gemeente Den Haag na te denken over de manier van communiceren. En om te bepalen wat nodig is om deze communicatie richting haar ontvangers te verbeteren. Zo hebben wij samen een nieuw aanmeldproces ingericht, een design ontwikkeld en actieve begeleiding geboden in het proces van deze nieuwe wijze van communiceren.

Persoonlijk en gericht

Voor de Gemeente Den Haag zijn er veel contactmomenten met de burgers. E-mail is voor Gemeente Den Haag hierin een belangrijk communicatiekanaal, waarbij de nieuwsbrief (@denhaag) als een belangrijke kapstok fungeert.

In beginsel werd er met de nieuwsbrief gecommuniceerd op basis van interesses die ontvangers aan konden geven. Vanuit de gemeente en de ontvanger werd aangegeven dat de @denhaag niet voldoende aansloot bij de ontvanger. Tevens leefde de wens om meer vanuit de stadsdelen te kunnen communiceren. Door de @denhaag in te gaan steken vanuit het primaire stadsdeel waar de ontvanger woont en vervolgens nog de optie te bieden overige stadsdelen waar interesse in is aan te kunnen geven, komt de nieuwsbrief veel persoonlijker en hiermee relevanter over.

Deze informatie werd beschikbaar doordat de Gemeente Den Haag samen met Add to Favorites een laagdrempelig aanmeldproces heeft ingericht.

Passend design en proces

Met de juiste profielgegevens op zak, was het zaak om de e-mailing zo in te richten dat deze voor de ontvanger herkenbaar werd. Hiervoor is er door Add to Favorites een nieuw design ontwikkeld. Uitgangspunten hierbij zijn overzichtelijkheid, structuur en een herkenbaar design. Daarnaast moet het stadsdeel waar de ontvanger in woont een prominente positie hebben. Bijvoorbeeld: woont u in stadsdeel Scheveningen, dan staat er bovenaan al direct uw stadsdeel vermeld. De e-mail bestaat dan uit verschillende secties.: met bijvoorbeeld een deel algemeen nieuws over gemeente Den Haag, een deel over nieuws uit het stadsdeel van de ontvanger en eventueel nieuws uit overige gekozen stadsdelen. Een flexibele e-mailtemplate, voorzien van alle facetten om deze zo effectief mogelijk te maken was het resultaat.

Met voldoende ontvangers die de nieuwsbrief van Gemeente Den Haag op een mobiel apparaat bekijken werd er besloten om het design hiervoor aan te passen. De e-mail is responsive gemaakt, zodat deze op een mobiel apparaat op een andere wijze getoond wordt.

En nog meer?

Voorheen werd er gebruik gemaakt van alleen een RSS feed die de nieuwsbrief vulde. Dit proces ging met de nieuwe vorm van communiceren (gericht en persoonlijk) niet meer op. Naast het gebruik van RSS feeds moest er met deze nieuwe communicatiestrategie de content redactioneel gemaakt worden. Dit om deze persoonlijk aan te kunnen bieden. Hiervoor is in de organisatie tijd en mankracht nodig.

Belangrijk dus, om naast de juiste data en een goed design, zowel de organisatie als de processen goed aan te laten sluiten op uw contactstrategie. Deze facetten samen maken het doel haalbaar.

Meer succesverhalen