Structuur en bewijslast in het e-mailproces

Essent

Leestijd 5 min.

Zoals veel grote organisatie kent de website van Essent tal van processen, bijvoorbeeld in de vorm van webformulieren. Klanten kunnen daarmee eenvoudige boodschappen doorgeven aan het energiebedrijf. Een verhuizing bijvoorbeeld, het wijzigen van het voorschot of de vraag of Essent contact op wil nemen.

Elke keer als een klant zo’n formulier invult en verstuurt, dan volgt steevast een bevestigingsmail. Deze zogeheten procesmails bevinden zich in de dode hoek van de meeste e-mailmarketeers.

Aandacht

Organisaties hebben er zelf dikwijls ook geen aandacht voor, waardoor hun procesmails er allemaal verschillend uitzien: vormgeving, afzender, opmaak en woordkeus zijn nergens gelijk. Daarnaast is er vaak ook geen enkel inzicht in gedrag (aantal verstuurd, bounce, open en clicks) van dergelijke mails.

Voor Add to Favorites zijn procesmails allerminst een ondergeschikt hoofdstuk binnen de e-mailmarketing. Ze passen juist uitstekend binnen ons “total e-mail Model“, dat gebaseerd is op de visie dat e-mail veel meer is dan een marketingkanaal alleen.

Eigen product

Ook voor procesmails is het van belang dat elke organisatie zorgt voor één systeem met één template, één opmaak, één tone of voice en één functie binnen de organisatie voor het beheer. Add to Favorites ontwikkelde hiervoor een speciaal product: total e-mail Process.

Om de voordelen van dit product kan niemand heen: allereerst is het kostenbesparend, bijvoorbeeld doordat een aanpassing in alle procesmails met één druk op de knop is geregeld. Maar zeker ook door het inzicht in aantallen en gedrag van dergelijke procesmails kunnen processen verder worden aangescherpt zodat het bijvoorbeeld minder vragen oplevert via e-mail of telefoon. Kostenbesparingen op meerdere gebieden dus. En het levert een betere band met de klant op, doordat een eenvoudige procesmail de merkbeleving versterkt.

Sturende rol

Bij Essent verzorgde Add to Favorites de volledige introductie van total e-mail Process, van de strategie erachter tot de technische realisatie, de training van het personeel en de inrichting van de organisatie. Ook in de uitvoering spelen we een sterk sturende rol.

Total e-mail Process bewijst zich bij Essent als een complete oplossing. Ook doordat we vanwege de wettelijke bewijsplicht hebben gezorgd dat van bepaalde procese-mails in pdf-formaat een kopie wordt opgeslagen, de verwerking van statistieken hebben ingebouwd én in een waterdicht bounceproces hebben gecreëerd.

Band opbouwen

Total e-mail Process biedt Essent grote kansen voor de toekomst. Waar e-mailings met een marketingoogmerk door gemiddeld iets meer dan 35% van de ontvangers gelezen worden, is dat bij procesmails 85% tot 95%. In termen van een band opbouwen en versterken is daardoor veel winst te boeken met de aanpak van procesmails.

Maar de voordelen reiken verder: elke procesmail is een kans voor een gepersonaliseerde aanbieding aan de klant, upsell of cross-sell. Zo zorgen noodzakelijke communicatiemomenten dankzij total e-mail Process van Add to Favorites voor winst op vele fronten. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden binnen uw organisatie? Maak dan een afspraak met Joris de Bruijne.

Meer succesverhalen